Senden von Belegen und E-Mails

Sie können Informationen und Dokumente wie Verkaufs- und Einkaufsrechnungen sowie Rechnungen ganz einfach per E-Mail direkt von Business Central] austauschen, ohne eine E-Mail-App öffnen zu müssen.

Sie können fast alle Arten von Dokumenten als PDF-Anhänge senden. Alternativ können Sie ein Berichtslayout einrichten, das Informationen aus dem Dokument im E-Mail-Text sowie Text enthält, der die E-Mail benutzerfreundlicher macht, z. B. eine Standardbegrüßung. Weitere Informationen finden Sie unter Berichte- und Dokumentenlayouts verwalten.

Wenn Sie Rechnungen senden, können Sie Kunden das Bezahlen über einen Zahlungsdienst wie Paypal erleichtern, indem Sie automatisch Informationen und einen Link zum Dienst in die E-Mail einfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren Sie Zahlungen durch Zahlungsverkehr

Um E-Mails aus Business Central zu aktivieren starten Sie den Leitfaden zur unterstützten Einrichtung E-Mail einrichten im Rollencenter. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail einrichten.

Hinweis

Business Central] unterstützt nur die ausgehende E-Mail-Kommunikation. Sie können auch keine Antworten aus der App erhalten.

Senden von Belegen über E-Mail

In diesem Verfahren wird beschrieben, wie Sie eine gebuchte Verkaufsrechnung als PDF-Datei und mit dokumentenspezifischem E-Mail-Text an eine E-Mail anhängen.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, das die Funktion „Sie wünschen“ öffnet aus, geben Sie Gebuchte Verkaufsrechnungen ein, und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  2. Wählen Sie die relevante gebuchte Verkaufsrechnung aus und wählen Sie die Aktion Drucken/Senden.

  3. Wählen Sie dann im Feld E-Mail Ja (Aufforderung für Einstellung) aus. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Sendeprofilen.

    Wenn das Feld E-Mail auf der Seite Dokument senden an auf Ja festgelegt wurde (Aufforderung für Einstellungen), dann wird die Seite Senden per E-Mail geöffnet und mit der Kontaktperson im Feld Zu ergänzt und das Dokument als PDF-Datei angehängt. Geben Sie im Feld Text entweder den Text manuell ein oder Sie können definieren, dass das Feld mit einem dokumentspezifischen E-Mail-Text ausgefüllt wird, den Sie eingerichtet haben.

  4. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

  5. Im Feld Zu geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein. Der Standardwert ist die E-Mail-Adresse des Debitors.
  6. Geben Sie im Feld Betreff einen beschreibenden Betreff ein. Der Standardwert ist der Debitorennamen und die Rechnungsnummer.
  7. Im Feld Anhang wird die generierte Rechnung standardmäßig als PDF_Datei angehängt.

  8. Geben Sie im Nachrichtentext-Feld eine kurze Mitteilung an den Empfänger ein.

    Wenn ein belegspezifischer E-Mail-Text auf der Seite Berichts-Auswahl, Verkauf eingerichtet wird, wird das Feld Text automatisch ausgefüllt. Weitere Informationen finden Sie unter Richten Sie wiederverwendbare E-Mail-Texte und Layouts für Verkaufs- und Einkaufsbelege ein.

  9. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um die E-Mail zu senden.
Hinweis

Wenn Sie die E-Mail-Einstellungen nicht jedes Mal ändern wollen, wenn Sie ein Dokument per E-Mail senden, können Sie die Option Ja (Standardeinstellungen verwenden) im Feld E-Mail auf der Seite Dokument senden an auswählen. In diesem Fall wird die Seite E-Mail senden nicht geöffnet. Siehe dazu auch Schritt 4. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Sendeprofilen.

Zum Verfassen und Senden einer E-Mail

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die Funktion wie möchten Sie weiter vorgehen öffnet, geben Sie E-Mail-Konten ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  2. Wählen Sie das Konto aus, von dem aus die E-Mail gesendet werden soll, und wählen Sie dann die Aktion E-Mail verfassen aus.

Belege, die beim Senden als gedruckt markiert sind

Einige Belege in Business Central verfügen über ein Feld, das angibt, wie oft der Beleg gedruckt worden ist. Die Nummer in diesem Feld wird auch aktualisiert, wenn Sie das Dokument per E-Mail senden, da eine PDF-Datei dafür generiert wird. Die Nummer wird aktualisiert, auch wenn Sie die E-Mail nicht senden.

Gesendete E-Mails und Ihr E-Mail-Postausgang

Business Central] speichert die E-Mails, die Sie auf der Seite Gesendete Objekte senden. Damit können Sie E-Mails erneut senden oder an eine andere Person weiterleiten. Wenn Sie in Ihren gesendeten Artikeln keine E-Mail finden können, suchen Sie diese auf der Seite E-Mail-Postausgang.

Hinweis

Abhängig von der Erweiterung, die Ihr Unternehmen für E-Mails verwendet, können Administratoren eine Liste der von allen gesendeten Nachrichten anzeigen, jedoch nicht den Inhalt der Nachrichten

Im E-Mail-Postausgang finden Sie die E-Mails, die Sie als Entwürfe gespeichert haben, und E-Mails, die nicht gesendet werden konnten, z. B. wenn die E-Mail-Adresse ungültig war. Für Nachrichten, die nicht gesendet werden konnten, können Sie Fehler anzeigen oder Fehler untersuchen anzeigen, um das Problem beheben.

Siehe auch

Verwaltung von Berichts- und Dokumentlayouts
E-Mail einrichten
Fakturieren eines Verkaufs
Arbeiten mit Business Central

Hinweis

Können Sie uns Ihre Präferenzen für die Dokumentationssprache mitteilen? Nehmen Sie an einer kurzen Umfrage teil. (Beachten Sie, dass diese Umfrage auf Englisch ist.)

Die Umfrage dauert etwa sieben Minuten. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben. (Datenschutzbestimmungen).